Para uma academia pequena, a pergunta financeira costuma ser direta: quais mensalidades entraram, quais estão parciais e quais precisam de conferência? Essa rotina pode funcionar separada de graduação, frequência ou planejamento de treino.
O método manual
Mantenha um cadastro mínimo de alunos e uma lista de obrigações por mês. Registre mudanças de valor e pausas com data de início. Na conciliação, cada recebimento deve apontar para o aluno e o mês que quitou.
O que costuma dar errado
Alterar o preço no cadastro sem preservar o mês antigo reescreve a história. Considerar aluno ausente automaticamente dispensado da mensalidade também confunde presença com acordo financeiro. Registre o que foi combinado.
Um passo a passo para usar
- Liste os alunos ativos e seus valores mensais, incluindo acordos individuais.
- Gere a lista do mês após conferir entradas, saídas e pausas.
- Importe ou consulte os recebimentos e registre dinheiro separadamente.
- Vincule pagamentos, inclusive os que cobrem irmãos ou vários meses.
- Revise diferenças e documente descontos antes de fechar o período.
EXEMPLO FICTÍCIO
Mudança de plano sem reescrever o passado
| Aluno | Setembro | Outubro |
|---|---|---|
| Luiza, plano anterior e novo | R$ 180,00 | R$ 220,00 |
| Marcos, pausa combinada | R$ 180,00 | Sem obrigação após revisão |
O valor de setembro de Luiza continua R$ 180,00. A mudança tem início definido; não deve aumentar retroativamente uma mensalidade já quitada.
Antes de concluir a revisão
Se uma família paga por dois alunos em uma entrada, divida a destinação do pagamento. Não duplique o recebimento para que cada aluno tenha uma linha.
Onde o Separa Conta pode ajudar
O Separa Conta usa clientes e expectativas genéricas, com valores por período. Ele ajuda a conciliar o financeiro; não controla presença, faixas, matrículas ou agenda de treinos.
Crie sua conta e experimente o fluxo com um CSV fictício; consulte os limites do ambiente e o tratamento dos dados.